Kiểm tra những thay đổi của file excel cũ và mới nhanh nhất

Ksmanh.com-Bạn vừa cập nhật bảng tính và bạn cần xác định sự khác biệt giữa bản cập nhật và bản gốc. Để có thể làm được điều này, có 2 cách giúp bạn vừa thực hiện tốt vừa tiết kiệm thời gian cho việc kiểm tra thủ công tẻ nhạt, nhưng quan trọng hơn hết, bạn sẽ loại trừ được khả năng sai sót trong công việc.

Chúng ta sẽ bắt đầu với ví dụ sau đây.
Để dễ dàng theo dõi, dữ liệu mới đã được sao chép vào cùng 1 bảng tính với dữ liệu cũ trước đó. Các ô tô đậm trong bảng 2 là các ô đã thay đổi so với bảng 1.

Cách 1: Sử dụng True/False
Ở cách 1, bạn sẽ nhập công thức mảng vào 1 vùng bất kì có cùng kích thước và định dạng với bảng tính của bạn. Ưu điểm của cách này là bạn có thể thêm công thức trong 1 bước mà không cần phải Copy và Paste.

Giả sử, bạn chọn vùng E1:G7 và bắt đầu với ô E1 (cần đảm bảo rằng E1 là ô đang được chọn trong vùng). Nhấn chuột vào thanh Formula và gõ công thức : =A1=A9. Sau đó, nhấn Ctrl-Enter.

Vùng lựa chọn E1:G7 được lấp đầy với True, nếu giá trị ở 2 bảng giống nhau và ngược lại, False nếu khác nhau.

Vì sao phải nhấn Ctrl-Enter cùng lúc? Bằng cách nhấn cùng lúc 2 phím Ctrl và Enter, bạn sẽ có công thức tham chiếu tương đối vào từng ô của vùng chọn. Đây là cách thông thường để nhập 1 công thức vào 1 mảng các ô. Ta sẽ nhận được kết quả là các số tham chiếu thay đổi cách thích hợp. Mảng các ô đó gọi là mảng nhập công thức.
Nếu dữ liệu mới và cũ của bạn nằm trên 2 bảng tính khác nhau, bạn có thể sử dụng 1 bảng tính thứ 3 để chứa các giá trị True/False, chỉ với công thức mảng đơn giản. Ví dụ, giả sử bảng dữ liệu mới nằm ở Sheet 2 và bắt đầu bằng ô A9. Bảng dữ liệu cũ vẫn ở Sheet 1 và bắt đầu bằng ô A1. Trên Sheet 3, bạn có thể nhập công thức mảng sau :=Sheet1!A1=Sheet2!A9Cách 2: Sử dụng Conditional Formatting
Conditional Formatting thường được ưa thích, vì khá dễ dùng và dễ so sánh mỗi khi có bất kì sự thay đổi nào. Tuy nhiên, cách làm này đòi hỏi cả 2 dữ liệu mới – cũ phải nằm trên cùng 1 bảng tính.

Lấy lại ví dụ trên, giả sử, vùng A1 : C7 là vùng bạn chọn. và bạn bắt đầu từ ô A1. Cách làm như sau :
1/ Chọn thẻ Home -> Styles -> Conditional Formatting -> New Rule.

2/ Trong New Formatting Rule, chọn Use a formula to determine which cells to format.
Ở bên dưới, tại Format values where this formula is true, bạn gõ công thức sau : =NOT(A1=A9).
Nhấn nút Format để định dạng theo ý thích, nhằm làm nổi bật sự khác biệt.

3/ Nhấn OK. Và kết quả bạn nhận được sẽ là:

Bạn thấy đó, tất cả sự khác biệt giữa 2 bảng dữ liệu mới – cũ đã thay đổi theo định dạng bạn chọn.
Từ bây giờ, mỗi lần bạn thay đổi dữ liệu, định dạng của các ô sẽ tự động thay đổi theo. Muốn định dạng của ô tự động trở lại bình thường, bạn chỉ việc thay đổi nội dung chứa trong các ô sao cho giống với các ô trong bảng dữ liệu lúc ban đầu.